Utilizando SMART ao definir objetivos e metas no dia a dia da empresa

Ao falarmos de objetivos e metas estamos sempre levando em conta que nos referimos ao futuro. Não faz sentido estabelecermos um objetivo e uma meta para o passado.

No âmbito da gestão empresarial, estabelecer objetivos e metas estará então sempre relacionado com atividades ou o processo de planejamento ….. e com a execução de tal plano, como veremos a seguir. Um plano é a descrição das ações necessárias a serem executados para se atingir um determinado resultado definido na forma de um objetivo ou uma meta.

Também é bom estabelecermos que não há, em essência, diferença conceitual entre um objetivo e uma meta (certamente haverá controvérsias com relação a esta afirmação). Os dois termos explicitam onde queremos chegar, ou seja, um determinado resultado. Costumo convencionar que objetivos estão relacionados com questões de mais longo prazo, em geral estratégicos. Já as metas se relacionam com questões de médio, curto e curtíssimo prazo, ou seja, questões táticas e operacionais. Outras pessoas poderão estabelecer o uso de tais nomes conforme outra convenção que eles estabelecerão.

É bom esclarecermos estas questões, que parecem óbvias, pois são necessárias para desenvolver uma narrativa lógica e compreensível. Estabelecemos desta forma os pressupostos em que se suportam os argumentos referentes a tema em discussão.

Embora as pessoas afirmem que não gostam de planejar, todos planejamos. Vamos inverter o raciocínio para provar meu ponto: se você estabelece de forma rotineira objetivos e metas para as suas ações, tanto aquelas que você caracteriza como sendo de ordem pessoal quanto as de ordem profissional, então, você está planejando; você está dizendo que no futuro deseja atingir um determinado resultado e está agindo e pensando em que ações deverão ser executadas para atingi-los. Isto é planejar.

Definir da melhor forma possível o objetivo e a meta que desejamos atingir certamente facilitará tanto o desenvolvimento do seu plano (que ações devo executar) quanto a sua implementação (as ações executadas estão me aproximando dos resultados desejados?). Concorda? A pergunta é retórica, neste momento, mas, conforme a minha experiência, a questão gera debates intensos, especialmente quando envolve pessoas que raramente tenham dedicado seu tempo a pensar sobre seus processos de planejamento e ação.

Sintetizando: Todas as pessoas estabelecem objetivos e metas diariamente, mesmo sem perceber. Sob o ponto de vista dos processos de planejamento nos negócios, embora também possa ser feito em questões pessoais, qualquer meta e/ou objetivo a ser atingido deve ser claramente elaborado e compreendido, tanto por quem elabora o plano quanto por aquele ou aqueles envolvidos na sua execução, sob pena de afetar os resultados. Se ao executar não sei aonde quero chegar, dificilmente conseguirei chegar lá, mesmo que eu execute corretamente.

O SMART propõe que qualquer objetivo e/ou meta, deve reunir 5 requisitos chave para facilitar e permitir atingir os resultados esperados. Na figura a seguir listamos os requisitos junto com uma breve explicação.

Como podem observar, SMART é um acrônimo das palavras em inglês que descrevem cada requisito: Specific, Measurable, Achievable, Relevant (or Realistic) and Temporal (or Timely).

Se não atender a tais requisitos, o objetivo, por estar mal definido, tornará o processo de execução ineficaz em termos de ser bem sucedido para atingir o alvo determinado.

Sem estes requisitos no estabelecimento de metas e objetivos, o processo de planejamento e execução não poderá ser controlado adequadamente visto que não haverão critérios objetivos claros para medir a evolução, o estágio em que se encontra e os resultados do processo de execução do planejamento.

Sugiro ao leitor fazer o seguinte exercício: responda e escreva num papel quais são os objetivos e metas que está perseguindo com as suas ações, aquelas em andamento ontem e hoje? Confronte o que escreveu com estes requisitos.

Faço a seguir alguns comentários adicionais.

Específico: no processo de planejamento e execução você vai subdividindo as tarefas e ações em subprocessos. Elas devem estar ligadas entre si num todo coerente com o objetivo definido. Cada tarefa ou subprocesso deverá ter um objetivo ou meta próprio. Certifique-se que elas são coerentes com todas as demais tarefas relacionadas. Para tanto, pense bem na forma de descrever os objetivos e metas. Devem ser bem específicos, objetivos e claros para evitar conflitos durante a execução provocados por interpretações diversas daquelas propostas pelo autor.

Mensurável: busca evitar-se o “achismo”. O autor deve especificar que variável, que medições serão feitas, para acompanhar a execução e verificar se estas produzem os efeitos que se desejava. Devem estabelecer-se a periodicidade e o método com que se realizam as medições. Os colaboradores que participam da execução devem ser comunicados destas variáveis assim como o que se pretende avaliar com a sua obtenção, registro e acompanhamento.

Alcançável ou atingível: é comum um chefe estabelecer metas e objetivos extremamente ambiciosos. Isto desestimula as pessoas ao criar uma percepção de “impossibilidade”. Portanto, leve isto em consideração ao estabelecer um objetivo ou meta.

Relevante: envolve tanto a variável escolhida para acompanhar o andamento da execução quanto a própria meta ou objetivo. No primeiro quesito, as variáveis devem ser escolhidas conforme critérios técnicos, de preferência, que espelhem adequadamente a evolução em direção ao objetivo ou meta e não exagerar na quantidade de medições a realizar. Já na segunda condição, é importante levar em consideração a prioridade que determinados objetivos tem com relação aos demais. Há limites de recursos e de competências que precisam ser levados em consideração que envolvem uma escolha pois nem tudo pode ser feito ao mesmo tempo.

Temporal: a melhor forma de esclarecer esta questão é por meio de um exemplo. Não adianta estabelecer que o objetivo é aumentar as vendas em 10%. É preciso sempre definir em quanto tempo! Aumentar as vendas em 10% no período de 1 ano é então a forma correta de se estabelecer o objetivo.

Os resultados empresariais estão intimamente ligados à disciplina e organização dos gestores. Definir clara e corretamente metas e objetivos é uma atividade diária do gestor. Usar o SMART para verificar se tais definições estão sendo feitas adequadamente, para servir aos propósitos da empresa, exige disciplina do gestor. Comece hoje a se questionar diariamente sobre as metas e objetivos que vai estabelecendo ao longo do dia, para si e para os seus colaboradores.